転職して1ヶ月が過ぎた、40代サラリーマンの”ひら”です。
まだまだ実態までつかめたわけではないのですが、
どの会社も当然ですが良し悪しがありますね。
・会議は中小企業で年間の5000万円〜1億円経費に相当
・上層部が報告を求めるため、報告会議がなくらなない
・会議の目的は生産的であるべき
会議の削減＝経費削減となる根拠
朝会、週の進捗会議、月例会議、部会、部門長会議、全体会議。
恐らく定例会議で見ても、これくらいはどこも実施しているのではないでしょうか？
そこに、個別テーマの会議が加わってきます。
いったい、年間何本の会議が開催され、何時間費やしているのでしょうか？
例えば先程の例で定例会議のみで年間シミュレーションしてみます。
週の進捗会議 1時間 x 4週間＝4時間
月例会議＝3時間
部会＝4時間
部門長会議＝4時間月 18.3時間 x 12ヶ月＝ 219.6時間 クォーター会議 5時間 x 4本 ＝ 20時間
上期、下期会議 6時間 x 2本 ＝12時間
全体会議 6時間
38時間
これらの会議を合計すると、
年間 257.6 時間を会議に費やしていることになります。
1日の労働時間を8時間と想定すると
約32日の 計算となります。
この計算はあくまでも定例会議だけなので、
ここに個別テーマの会議を付与すると、
別の視点でから考えてみます。
例えば年収500万円の 社員で考えてみると、 時給は約2,500円。
つまり、
2,500円 x 257.6時間＝ 644,000円/1人
会議参加メンバーが 10人いたとしたら、
なんと 644万円もの費用を使っている費やしていることになります。
ここからさらにx部門数、そして個別テーマでの会議が付与されます。
会議に参加するメンバーが 年収1000万円の社員がいたと想定すると、
会議に必要とされる経費は更に倍。
そこに会議用の資料作成に費やす時間も考慮したら、
少なく見積もっても
は使っていると言っても過言ではありません。
なぜ報告会議がなくならないのか？
報告会議が生産的ではないのは誰もが感じている中で、なぜ報告会議がなくならないのか？
それは報告を上層部が欲しているからです。
上層部は進捗を把握する必要があるからです。
経営層が設定したビジョンないし目標を達成出来ない＝会社との契約が成立しなかったことになります。
よって進捗を把握し、都度方針等を見直しする必要があるからです。
それ以下の管理職に求めるな！とは言いづらいと思いませんか？
つまり、報告会議をなくすことは非常に難易度の高いテーマと言えます。
では、報告会議が生産的でないとわかっていながら、
多くの時間と費用を費やすことは避けられないのでしょうか？
それを考えた結果が、エクセルを使った表での管理なのです。
最低限必要な項目を、記載してもらうことで判断出来るようにと考えた結果なのです。
そのエクセルの表はスタート時点は比較的簡易的でありながらも、
次第に判断するための情報が不足していたり、簡易的であるがゆえに記載内容にバラツキが生じたりすることで、表が複雑化、更には別のエクセルでの資料作成要請となり、
気付くとエクセル地獄に陥ってしまうのです。
そして、その表に伴う報告が求められることで会議も増える悪循環が実態なのです。
更には、それに気付き見直しをかけようとすると、慣れ親しんだエクセルからの脱却を拒むものが出てくる。
難しい問題なのですが、
年間5000万円～1億円を会議に費やしているのですから、放置するわけにはいきませんよね。
会議のあるべき姿とは？
個人と組織を比較して、組織であるメリットは2つ。
2.2人以上の能力により相乗効果がうまれる。
いずれもコミュニケーションが前提でなし得ることであり、
小規模集団であれば、会議と表現されないかもしれないけれど、
規模が大きくなるにつれて参加人数が増えることで会議と表現されるだけです。
どのように進捗管理しますか？
近くにいればコーヒーを飲む、ランチにいく感覚で話が出来ますよね。
近くにいない場合、よほど複雑でなければ、LINEグループを作って共有し、
都度その場で判断決定をみんなで実施していく形は容易に想像できる形になります。
少々複雑であればスクラム等で付箋紙を使った管理方法もひとつです。
さらには様々なITツールを使っての運用も考えられます。
いずれにしても、わざわざ集まって進捗報告や判断を求められる必要性は求められない。
会議を実施して進捗報告や判断をしている状態と比較して、生産的と言えます。
では、規模が大きくなると非生産的な会議は避けられないのか？
むしろ規模が大きくなったら出来ないのなら小さい状態を維持するのもひとつの考え方です。
つまり、小集団化する。
先程のLINEを使った管理方法ひとつとっても問題なく出来ます。
わざわざ会議を毎日毎週行う必要性がありません。
小集団化されたことにより、組織が細分化され他の小集団との情報共有等が難しくなるのでは？
それだけでなく、より経営層は管理が難しくもなるし、ガバナンスも効きにくくなるとの課題が生まれます。
たとえばOKRの考え方等を導入する事もひとつです。
その他ティール組織とする事も考えられます。
会議はしないで済むのであれば、しない方がより生産的な活動に時間を使うことが出来る。
よって会議を減らし、より生産的な組織作りは重要なテーマであると言えます。
会議は悪ではないのですが、
その目的が生産的であることこそが会議のあるべき姿なのです。
あなたが管理者であるのであれば、
会議が生産的であるか？の判断軸で改善する事は、
チームの業績向上にも繋がる事であると理解する必要があり、
会議のあるべき姿を追い求める事は重要なミッションだと思いませんか？